Bakanlığımız 11.12.2023 tarih ve E-8015917 sayılı yazısı gereği; 1163 sayılı Kanunun Ek 5 inci maddesi kapsamında kurulan Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS)'e ait veri giriş ve aktarımlarının tamamlanması ve yönetim kurulu üyelerinin cezai sorumluluklarının doğmasının önlemesi adına; 1163 sayılı Kanunun Geçici 8 inci maddesinin ikinci fıkrasında yer alan "Kooperatif ve üst kuruluşları yönetim kurulu üyeleri, kooperatifin; ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortaklarının kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini KOOPBİS'in kurulmasını müteakip bir yıl içinde KOOPBİS'e aktarmakla yükümlüdür. Bu süre Ticaret Bakanlığınca altı aya kadar uzatılabilir." hükmü kapsamında Ticaret Bakanlığı Makamının 23.10.2023 tarih ve 90234003 sayılı Onayı ile veri girişi ve aktarım süreci 26.10.2023 tarihinden itibaren altı ay süre daha uzatılmıştı.
Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı 1 nolu Kararnamesi'nin 107 nci maddesinin (k) fıkrasına göre özel hukuk tüzel kişisi olan ve ticari şirket nevi sayılan yapı kooperatifleri ve üst birliklerinin kuruluş, işleyiş ve denetlenmesine yönelik iş ve işlemleri yürütme yetkisi Bakanlığımıza ait olmakla birlikte son zamanlarda bazı yapı kooperatiflerden Bakanlığımıza iletilen başvurularda; "tescil tarihi itibariyle elli yıldan fazla bir zamandır faaliyette olan bazı yapı kooperatiflerinin T.C. kimlik numaraları ile resmi iletişim bilgilerine ulaşılamayan bazı ortaklarının bulunduğu, kanundan gelen zorunluluk sebebiyle belirlenmiş olunan zamana değin kooperatife ait ortaklık bilgilerinin KOOPBİS'e girilmesinin gerektiği, fakat bu kişilere ait bilgilerin kooperatif kayıtlarında bulunmaması ve bu kişilere de ulaşılamaması nedeniyle T.C. kimlik numaraları tespit edilemeyen bu durumdaki ortaklara ait üyelik bilgilerinin KOOPBİS'e girilemediği" ifade edilmiş olup bu durumda olan yapı kooperatiflerince yapılması gerekenler hakkında Bakanlığımızdan görüş talep edildiği bildirilmiştir.
Yapı kooperatiflerinin kuruluşuna dair ilgili belgeler, kooperatif anasözleşmeleri, yönetim kurulunun genel kurul çağrı kararları, hazirun listeleri, genel kurul tutanakları, yönetim ve denetim kurulu faaliyet raporları, bilançolar, gelir-gider tabloları ile tutulması zorunlu defterlerin (yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul karar ve müzekkere defteri ile ortaklar (pay) defteri) yönetim kurulunca saklanması ve muhafazası gereken belgeler olduğu, altı ay daha süre uzatımı ile birlikte 26.04.2024 tarihine kadar T.C. kimlik numaraları mevcut kooperatif ortaklarının KOOPBİS'e kaydedilmesinde sistemsel bir engelin bulunmadığı, ortaklık bilgilerinin T.C. kimlik numarası ile Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) üzerinden kişi bilgileri çekilmeden manuel olarak KOOPBİS'e girilmesi imkânının olmadığı, T.C. kimlik numarası tespit edilemeyen ortaklarının var olması durumunda ise bu kişilere ait T.C. kimlik numaralarının yönetim kurulunca daha sonra temin edilmesi ile ortaklık bilgilerinin sisteme girilebileceği, T.C. kimlik numarası tespit edilemeyen ortakların ortaklık durumlarının ortaklar (pay) defterinden takip edilmesi gerektiği, bu aşamada; genel kurul hazirun cetvelinin KOOPBİS'ten alınmasını müteakip T.C. kimlik numarası bulunamaması sebebiyle ortaklık kaydı yapılamayan ve KOOPBİS sisteminden çıktısı alınmış hazirun cetvelinde isimlerine yer verilemeyen ortakların yönetim kurulu imzalı bir tutanak ile hazirun cetveline eklenmesi suretiyle hazirun cetvelinin tamamlanabileceği değerlendirilmektedir.
